Новая страница 1
Отчетная документации организации состоит из нескольких комплексов документов:
документы государственной статистической отчетности;
документы ведомственной отчетности;
внутриучрежденческие отчетные документы.
Документы государственной статистической отчетности
Документы государственной статистической отчетности входят в Унифицированную систему отчетно-статистической документации. Наименования форм документов этой системы составляют 6-й раздел Общероссийского классификатора управленческой документации.
Унифицированная система отчетно-статистической документации включает в себя несколько подсистем:
- документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;
- документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;
- документация по статистике труда;
- документация по статистике материальных ресурсов;
- документация по статистике финансов;
- документация по социальной статистике;
- документация по статистике промышленности;
- документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;
- документация по статистике капитального строительства;
- документация по статистике внешнеэкономических связей;
- документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;
- документация по статистике транспорта и связи;
- документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.
Документы ведомственной отчетности
Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются федеральными органами исполнительной власти (министерствами и ведомствами) и применяются в подведомственных организациях или, если федеральный орган исполнительной власти осуществляет межотраслевую координацию и контроль, во всех организациях страны. В качестве примера можно привести Министерство по налогам и сборам Российской Федерации, которое разрабатывает унифицированные формы налоговой отчетности, представляемой организациями в налоговые инспекции.
Документы государственной статистической отчетности и ведомственной отчетности, как правило, представляются в соответствующие территориальные органы с определенной периодичностью: год, полугодие, квартал, месяц, декада (10 дней), неделя. Есть и разовые отчетные документы, представляемые при совершении определенного действия. В заинтересованные органы, как правило, представляется один экземпляр документа и электронная копия на магнитном носителе, при этом один экземпляр документа на бумажном носителе остается в организации и хранится в деле. Отчетные документы организации, поступающие в органы управления, хранятся там не более пяти лет, а срок хранения этих документов в организациях, где они созданы, соответствует срокам, установленным Перечнем типовых управленческих документов организаций, учреждений и предприятий с указанием сроков их хранения (2002 г.).
Внутриучрежденческие отчетные документы
Кроме документов государственной статистической отчетности и ведомственной отчетности в каждой организации применяются внутренние отчетные документы , в которых в обобщенном виде содержатся сведения о выполнении планов, программ, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящих органов, об итогах командировок. Такого рода отчетные документы всегда представляются руководству данной или вышестоящей организации.
Отчетные документы, как правило, называются отчетами или справками, в системе бухгалтерской документации наряду с этими названиями используется название «баланс». К отчетам могут прилагаться документы, называющиеся расчетами или расходами. Наименование отчета включает название вида документа и его краткое содержание, например: отчет по труду, отчет о расходе газа, отчет о поставке продукции и т.п.
Требования к составлению отчетов
Отчетные документы составляются по всем направлениям деятельности организации. Для многих видов отчетов разрабатываются нормативные или методические документы, определяющие порядок их составления.
В отчете должны быть указаны:
- наименование организации (подразделения), подготовившей отчет (в некоторых отчетах необходимо также указывать юридический адрес организации и сведения о лицензиях, на основании которых организация осуществляет свою деятельность);
- наименование отчета;
- дата составления отчета, а также даты или сроки проведения работы, по результатам которой составлен отчет;
- регистрационный номер;
- место составления отчета;
- составители (исполнители) отчета;
- основание для составления отчета;
- подпись лица, ответственного за составление отчета, или подпись лиц, если отчет готовился группой лиц;
- печать организации, если этого требуют нормативные документы.
Отдельные виды отчетов утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации. Главным образом это касается внутриучрежденческих отчетов и отчетов о деятельности организации (годовых), представляемых в вышестоящую организацию.
В тексте отчета в зависимости от его назначения может даваться точное описание объекта исследования или анализа, хода работы, используемых методов, применяемых нормативных документов, могут приводиться расчеты и итоговые данные.
Отчет может оформляться с титульным листом или без него.
Нет такого руководителя, который хоть раз в год не требует от своих подчиненных отчета о том, что было сделано. И проблема в том, что при рутинной занятости разработать такой документ кажется довольно сложной задачей. А попросить примеры отчетов о проделанной работе у начальства почему-то мы стесняемся. А вдруг решит, что мы не соответствуем занимаемой должности?
Кому это нужно
Этим вопросом задается исполнитель, получивший задание отчитаться. Чаще всего сотрудники фирм чувствуют себя почти оскорбленными от таких требований. Но во всем есть смысл.
Во-первых, отчет о проделанной работе нужен самому исполнителю. Не формальное, а заинтересованное отношение к этому процессу позволит найти узкие и слабые места в своей квалификации. А значит, определены направления, по которым можно (и нужно) развиваться. Ведь все мы учимся на своих ошибках.
Во-вторых, в этом нуждается руководитель. Отчет о проделанной работе позволяет объективно оценить качество и скорость решения поставленных задач. Благодаря этому документу отпадет множество вопросов - от самого примитивного «чем вы все время занимаетесь» до сложного «почему я должен поменять вам компьютер на более современный». Поскольку в отчете будет указано, что для сохранения изменений в документе затрачивается много времени. И от исполнителя это не зависит - устаревшая офисная техника не может работать быстрее. Собственно, поэтому и создается ощущение, что работник все время пьет чай - он просто ждет, пока выполнится операция.
А вопрос: «Зачем нужно писать отчет о проделанной работе за месяц?» сам по себе некорректен. Потому что накопление и заполнение баз данных имеет смысл для стратегов, а не для Им-то как раз проще решить задачу, чем рассказывать о методах ее решения.
Что писать
Примеры отчетов о проделанной работе показывают, что писать нужно очень подробно. Все, что представляется мелочью или незначительным телодвижением, может оказаться ключевым элементом в выполнении конкретных функций. Но понимание этого придет только после изучения нескольких написанных отчетов.
Если же работа носит рутинный характер, например, сверка документов и выявление несоответствий, то имеет смысл разработать табличную форму. При этом, опять-таки, вначале таблица должна быть очень подробной и содержать множество граф; со временем отпадет необходимость в некоторых столбцах, и форма отчета примет нормальный (читай - разумный) вид.
В ряде случаев, составляя отчет о проделанной работе (учителя, например), нельзя формально подходить к вопросу самоанализа. Ведь, помимо запланированной учебно-методической нагрузки и изучения необходимого материала, школа занимается и воспитательной деятельностью. Здесь требуется особый подход к составлению документа: необходимо понять причины отставания ряда учеников, найти способызаинтересовать детей своим предметом. И при этом нельзя забывать об успевающих (а то и одаренных) школьниках.
Цели отчетов
Для правильного составления и минимальных временных затрат необходимо с самого начала определиться, с какой целью и для чего пишется отчет о проделанной работе за год. Назовем самые популярные:
Обоснование реальной пользы от конкретной позиции в организации;
Подтверждение квалификации того или иного сотрудника;
Демонстрация эффективной работы руководству;
Получение финансирования на следующий отчетный период;
Получение согласия на развитие направления (идеи);
Обоснование расходования выделенных ресурсов и финансов и т. п.
Известная формулировка - правильная постановка задачи обеспечивает 50 % решения - работает и в этом случае. Чем лучше мы понимаем, зачем нужен отчет, тем легче нам его написать. Вплоть до того, что документ «для галочки» совершенно не требует от нас творческого подхода. И затрат времени.
Структура документа
Если на предприятии нет разработанной то разрабатывать ее приходится самостоятельно. Зная цели документа, необходимо продумать его структуру. Примеры отчетов о проделанной работе позволяют сделать вывод о том, что необходима четкая и простая схема.
В самом начале следует объяснить назначение и логику подачи информации. Разъяснить последовательность изложения и составить оглавление. Для таблицы необходимо дать краткие пояснения, почему выбрана именно такая форма.
Внутри разделов и подразделов также следует придерживаться единства изложения. Так документ будет более понятен, в результате он легче воспринимается. В отчете за длительный период времени вполне уместны иллюстрации в и графиков, которые облегчат восприятие. Но здесь нужно придерживаться правила «золотой середины»: сплошной текст, равно как и исключительно визуальные материалы, очень быстро утомляют.
Стилистика
Для рядового сотрудника, пожалуй, самым сложным в написании оказывается терминология и формулировка. Пафосный отчет будет выглядеть неестественно и вызовет негативную реакцию руководства. Слишком простые формулировки (отксерено 25 документов, например) также оттолкнут читателя.
Но при этом следует избегать шаблонов. Исключение составляет только тот документ, который никто и никогда не будет читать. С такими задачами мы иногда сталкиваемся, но в этой статье нас интересуют реальные (не для проформы созданные) отчеты.
В любом случае не стоит говорить только о достижениях. Чтобы их подчеркнуть, необходимо рассказать и о трудностях, с которыми пришлось столкнуться в ходе работы. Помимо прочего, анализ сложностей - это по поводу оптимизации труда для руководящих сотрудников. Примеры отчетов о проделанной работеговорят о том, что не стоит пользоваться обтекаемыми фразами вроде «неудовлетворительное состояние», «возникшие затруднения» и т. п. Лучше все называть своими именами: «сломанный ксерокс», «отсутствие доступа к интернету», «недостаток или несвоевременное поступление информации из сопряженного отдела». Все это позволяет адекватно и объективно оценивать сложившуюся на фирме обстановку.
Оценка результатов
Каждый полученный результат должен быть подтвержден цифрами. Такая конкретизация обеспечивает понимание динамики развития.
Кроме того, необходимо задать и критерии оценки результатов. Будет это предыдущий (если это отчет за квартал, например) или, наоборот, процентное значение выполнения поставленных целей, решать автору документа.
Вообще, косвенные показатели могут много рассказать о процессе решения поставленных задач. Для дальнейшего анализа здесь также есть масса информации. От определения трудозатрат до понимания правильности постановки целей.
От проблемы к решению
Большинство отчетов составляется по принципу описания хода работ. Выигрышнее выглядит документ, в котором четко прослеживается взаимосвязь проблема-решение. Читатель сразу понимает, какими методиками и техникой (при необходимости) воспользовался исполнитель для своевременного и качественного выполнения поставленной задачи.
Еще более подробно составленная цепочка «конкретная проблема - причины ее возникновения - постановка задач - решение» сразу же наводит на мысль о необходимости представить ежедневный отчет в табличной форме. Причем и названия граф уже известны. Представленная таким образом информация легка для прочтения и анализа.
Представление количественных показателей
В тех случаях, когда отчет состоит в основном из цифровых данных, табличная форма как раз может оказаться очень сложной для восприятия. Сплошной поток цифр буквально утомляет читателя уже через несколько минут. Другое дело - разноцветные диаграммы и графики. Они наглядны, понятны, легкочитаемы.
К каждой диаграмме необходимо дать комментарий. Кроме того, необходимо указать, как взаимосвязаны между собой различные графики; разъяснение причинно-следственных связей еще больше облегчит анализ отчета.
Если во время работы были затрачены материальные ресурсы, не стоит просто перечислять их все. Вместо этого следует указать приобретенные блага. Сухая фраза: «Закуплена офисная техника» зазвучит совершенно по-другому, если написать: «Создано 2 рабочих места, что позволило повысить выработку отдела».
Как оформить документ
Несмотря на то что нет единой формы составления, отчет о проделанной работе можно оформлять согласно ГОСТу, определяющему основные критерии научной работы. В нем прописаны требования, предъявляемые к форматированию, типу и кеглю шрифта и т. п.
Что же касается читабельности документа, то здесь есть несколько советов:
Старайтесь, чтобы в одном абзаце было не больше 5 предложений;
Ключевые показатели можно выделять шрифтом или цветом;
Разбивайте текст так, чтобы таблица или график не занимали всю страницу; обязательно оставляйте место для комментариев к ним;
Составьте четкое и лаконичное резюме отчета.
Эти советы помогут облегчить восприятие вашего отчета, а значит, изначально настроят читателя на лояльное отношение к автору документа. Представьте себе, что вы - начальник. И сделайте отчет таким, какой вам было бы полезно и интересно прочесть.
Отчет о проделанной работе позволит руководителю оценить качество и скорость работы секретаря. В статье - образцы отчетов о проделанной работе. используйте пошаговую инструкцию, чтобы грамотно составить отчет.
Скачайте полезный образец
Зачем нужен отчет о проделанной работе
Руководитель ставит задачу, сотрудник ее выполняет - в этом суть трудового процесса. То, что задачу выполнили фиксируют в форме отчета о проделанной работе. Каждый сотрудник периодически составляет такой документ. Частота предоставления отчетов и их форма зависят от внутренних правил компании.
Кому и зачем нужен отчет о проделанной работе? Он нужен руководителю. Этот документ позволяет оценить, насколько качественно и как быстро сотрудник выполняет задачу. Отчетные документы всех работников дают возможность составить общую картину работы компании и облегчают тактическое и стратегическое планирование.
Отчет нужен и самому работнику. Во-первых, грамотно составленный итоговый документ помогает выгодно представить руководству результаты своего труда. Во-вторых, отчет - полезный инструмент самоконтроля. В конце отчетного периода вы видите свои успехи и неудачи. Это укажет вам направления, по которым нужно развиваться.
Отчет о выполненной работе сотрудника с разъездным характером работы: образец
Скачать образец
Что писать в отчете о проделанной работе
Единого стандартного образца отчета о проделанной работе нет. Документ составляют в свободной форме. Она зависит от характера выполненных задач. Недостаток свободной формы заключается в том, что многие работники не знают, как написать отчет о проделанной работе. Этому не учат в школе и редко учат в вузе. Сотрудник не получит адекватной оценки своей работы, если не владеет навыками грамотного составления отчета.
Нельзя заставить писать сотрудников правдивые отчеты, но можно научить их грамотно преподносить свои успехи и достижения. В составлении отчетного документа нет никаких сложностей. Нужно избегать ошибок, которые допускают многие.
Рассмотрим образец неправильно составленного отчета о проделанной работе за неделю и разберем типичные ошибки.
Неудачный вариант
|
Кому:
Было выполнено следующее:
Дата
: 27.04.2018. |
Почему этот отчет плохой? После знакомства с таким документом у руководителя сложится впечатление, что секретарь не загружен работой. Кроме того, текст плохо читается - структура отчета оставляет желать лучшего.
Структура отчета
В образце выше отсутствуют основные элементы хорошего отчета. В нем должны быть:
- перечень задач, которые должен выполнить сотрудник;
- конкретизация этих поручений;
- анализ проделанной работы;
- планы на следующий отчетный период;
- предложения, что изменить, улучшить, оптимизировать.
Набор элементов структуры зависит от продолжительности отчетного периода. Отчет о проделанной работе за день или неделю не обязательно должен содержать анализ и предложения, однако в ежемесячном отчете о проделанной работе или в годовом отчетном документе эти элементы должны быть.
|
Хороший вариант отчета о проделанной работе Кому:
руководителю ООО «Коммуникативные технологии» Смирнову Ю.П. На отчетную неделю передо мной стояли следующие задачи:
Все поставленные задачи были выполнены, а именно:
|
Скачать образец отчета полностью
Как оформить отчет
Если нет иных требований, отчет о проделанной работе оформляют согласно ГОСТу 7.32-2001. ГОСТ регламентирует базовые требования к оформлению отчетного документа. В нем содержатся стандарты, определяющие способ форматирования, тип и кегль шрифта, интервалы, размер полей.
Какие могут быть требования к отчету о проделанной работе
Поскольку унифицированных требований к составлению документа нет, основная задача сотрудника - улучшить восприятие текста и повысить его читабельность. Для этого:
- используйте в одном абзаце не более 5 предложений;
- чередуйте длинные и короткие предложения;
- разбивайте текст так, чтобы таблица или график не занимали всю страницу;
- оставляйте место для комментариев к таблицами и графикам;
- если отчет объемный, то в конце сделайте вывод.
Обратите внимание! Чтобы составить отчет о проделанной работе в командировке, используют специальный образец. Это унифицированная форма №Т-10а . Cкачайте готовую форму
Как написать отчет: пошаговая инструкция
Шаг 1 . Составьте черновой план документа. Отчет за короткий период не должен занимать более 1–2 страниц. Если вы отчитываетесь регулярно, подготовьте электронный шаблон документа для каждого случая:
- образец ежедневного отчета о проделанной работе;
- образец еженедельного отчета о проделанной работе;
- образец отчета о проделанной работе за месяц.
Шаг 2. Составьте перечень поставленных задач. Если задач много, сгруппируйте их в смысловые блоки.
Шаг 3. Перечислите инструменты и ресурсы, которые были использованы в ходе выполнения заданий (дополнительная рабочая сила, финансовые затраты, командировки, материалы)
Шаг 4. Представьте результаты работы. Опишите, насколько они соответствуют поставленным задачам. Если задача не выполнена, объясните причину. Дайте свою оценку ситуации. Сделайте выводы.
Шаг 5. Сформулируйте цели и задачи на следующий отчетный период.
Шаг 6. Вставьте в текст таблицы, графики и диаграммы. Часто руководитель бегло просматривает отчетный документ. Постарайтесь сделать так, чтобы таблица или график давали возможность оценить вашу работу.
Шаг 7. Внимательно перечитайте текст, следите за грамотностью и стилем. Ключевые факты выделите жирным шрифтом или курсивом. Подготовьте электронный вариант документа и вариант для распечатки. Если вам потребуется отчитаться устно или в форме презентации, заранее подготовьте краткий вариант текста, включив в него самые важные пункты.
Комментарий
1. Термины «сертификат о стоимости», «свидетельство об оценке» и «справка о стоимости» используются в некоторых государствах для обозначения установленных законодательством документов. Указанные документы объединяет то, что они требуют просто подтвердить цену или стоимости без указания способа использования, основных допущений или описания исследований, проведенных при определении стоимости. Оценщик, ранее проводивший оценку или выступавший консультантом в сделке, связанной с оцениваемым имуществом, может подготовить такой документ, например, если заказчику требуется предоставить его по закону. В иных случаях отчет об оценке не должен иметь форму краткого заключения о стоимости.
2. По мнению RICS, данные термины не следует использовать при предоставлении консультационных услуг по оценке, так как их использование накладывает определенные гарантийные обязательства и может потребовать уровня точности заключений о стоимости, не соответствующего условиям проведенных оценочных исследований. Основная задача настоящих Стандартов - обеспечить понимание заказчиком различных видов стоимости и влияние различных допущений на результаты оценки.
3. Оценщик имеет право использовать термин «сертифицированный» или его синонимы в основной части отчета, если известно, что оценка производится для целей, требующих формальной сертификации содержащихся в отчете выводов о стоимости.
1. подтверждение отдельных фактов или какой-либо важной информации (это может быть подтверждение результатов пересмотра условий аренды или определение границ имущества). На любом этапе процесса оценки подобные обсуждения позволяют заказчику понять точку зрения оценщика и информацию, на которую он опирается. Однако, если предварительные выводы о стоимости получены и предоставлены заказчику, необходимо действовать в соответствии с данным требованием, обязательным при проведении оценки.
2. Важно, чтобы такие обсуждения не создавали впечатление (и это можно было бы показать), что они повлияли на заключения оценщика о стоимости, кроме исправления неточностей или предоставления дополнительной информации. Оценщику следует вести протокол бесед с заказчиками о проектах отчетов или результатах оценок. В протоколе следует указывать:
Предоставленную информацию или предложения, сделанные в отношении оценки;
То, как эта информация была использована для подтверждения изменения стоимости;
Причины, по которым результаты оценки не были изменены.
Целью ведения протокола является возможность предоставления прозрачной документации для аудита, которая будет подтверждать, что обсуждения с заказчиком не поставили под сомнение независимость оценщика. По запросу протокол следует предоставить аудиторам или любой другой стороне, имеющей законную и существенную заинтересованность в оценке.
Составляя отчет по практике, студент оценивает результаты работы и делает выводы о своей квалификации, знаниях и навыках, полученных в вузе. Чтобы работу приняли, она должна быть не только грамотной и содержательной. Оформление отчета по ГОСТу позволит вам получить «отлично» или хотя бы «хорошо».
Обычно требования к оформлению отчета прописывают в методичках. Если таковых не осталось на кафедре или в библиотеке, обратитесь к нормативным документам.
Оформление отчета по практике по ГОСТу отнимает много времени? Воспользуйтесь чужим опытом – скачайте работы, актуальные на текущий год, и посмотрите, как они оформлены. Главное, чтобы эти примеры сами соответствовали последним требованиям.
Структура отчета по практике
Отчет может содержать до 35-40 страниц. В некоторых случаях допускается увеличивать объем до 45 страниц. При этом на введение отводят две-три страницы. В работе может быть до четырех разделов.
Согласно ГОСТам, отчет по практике должен иметь следующую структуру:
Разделы и подразделы в отчете
Отчет по практике разбивают на разделы и подразделы. При необходимости в работу включают пункты и списки. Разделы практически всегда начинаются с нового листа. Их нумеруют арабскими цифрами в порядке очередности. Название раздела выравнивают по центру, для него используют полужирный шрифт Times New Roman (16 шингл).
Подразделы нумеруют арабскими цифрами. Для названия разделов используют прописные буквы, для подразделов – строчные (за исключением первой). Последние выравнивают по левому краю, используя красную строку. Для подразделов используют полужирный шрифт (14 шингл).
Желательно, чтобы название разделов были максимально краткими – переносить слова нельзя. То же касается и подразделов. Расстояние между названием раздела и заголовком подраздела должно составлять 8 мм.
Поля, отступы и страницы
Как уже было сказано ранее, отчет по практике оформляется на листах формата А4. Это требование касается всех листов в работе, включая титульный. На листах не должно быть рамки и подобных элементов. Достаточно отступов: слева – 30 мм, справа – 10 мм, сверху – 15 мм, снизу – 20 мм.
Страницы нумеруют, отсчет начинается с титульного листа. Номер на титуле не проставляют.
Графика, таблицы и другие элементы
В отчете по практике могут присутствовать графические элементы, таблицы и формулы.. Согласно ГОСТ, изображения, таблицы и схемы можно разместить:
— сразу после абзаца, в котором упоминается элемент;
— на следующей странице;
— в приложении.
Наиболее удобен первый способ: человек, который начнет читать отчет, точно не потеряет важные данные. Он сразу ознакомится со всеми графическими элементами.
Формулы размещают непосредственно после упоминания. Их выравнивают по центру.
Формулу можно создать с помощью редактора Equation Editor, а затем вставить в текст работы. Обычно используют 14 шингл для символов в формуле.
Требования к форме изложения текста отчета
Отдельные символы в отчете по практике употреблять нельзя:
— значок диаметра (вместо этого пишут слово «диаметр»);
— символ «-« для обозначения отрицательной температуры (вместо этого пишут слово «минус»);
— индексы стандартов без регистрационного номера;
— математические символы <, > и = без чисел.
В отчете по практике может быть собственная система наименований или сокращений, но только при наличии соответствующего раздела. Его нужно разместить перед оглавлением.
Работа над отчетом по практике может показаться тяжелой и муторной, но это совсем не так сложно, как кажется. Текстовый редактор облегчит задачу.
Ленивому или просто занятому студенту проще доверить оформление отчета автору студенческих работ на сайт. Главное – предоставить все данные.